Klantcase
Samenwerken en kleiner denken
Probleem
Een innovatief ICT project, waarbij in een nieuwe dedicated cloud omgeving een generiek zaaksysteem voor de overheid wordt ontwikkeld, dreigt te mislukken. De belofte is niet mis: een generieke businessoplossing om primaire processen te modelleren waarmee zaakgericht werken binnen de overheid gemakkelijk en snel kan worden geïmplementeerd. Agentschap Telecom wil digitaliseren en is een van de eerste klanten. DICTU, de ICT-dienstverlener van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, is de leverancier. Na twee jaar werken is er beperkte voortgang en staan partijen tegenover elkaar. Een doorbraak is noodzakelijk.
Arie Huisman is programma manager van dit traject. Hij straalt rust en vertrouwen uit. Hij werkt hard met de stakeholders om resultaat te bereiken. Hij wil winnaars bij de klant en bij de leverancier. Hiervoor is het noodzakelijk, dat iedereen in de organisatie aanhaakt en de belangen onder ogen ziet. Pas dan kan een projectteam optimaal functioneren en resultaat hebben. Arie is ook in staat een managementteam te coachen in hun rol bij een complex business project.
Aanpak
Next Ready Partner Arie Huisman werd ingehuurd als programmamanager. Samen met de klant en de leverancier werd ervoor gekozen het project opnieuw in te richten, inclusief het vervangen van een aantal teamleden aan beide kanten. Het project werd opgesplitst in een programma portfolio van kleine deelprojecten, met eigen business cases en een overall benefit review plan. In plaats van waterval werken werd gekozen voor de introductie van Lean denken in de fase van proces re-design en een Agile Scrum werkwijze met tweewekelijkse opleveringen en met Prince II componenten in de governance. Het team van de leverancier werd bij de klant op locatie gebracht.
Naast de aandacht voor proces re-design en de technische realisatie kwam er concreet aandacht voor een veranderprogramma om de doelstellingen van een klantgerichte, resultaatgerichte en transparante organisatie handen en voeten te geven. Er werd immers een nieuwe manier van werken geïntroduceerd met impact over de verschillende afdelingen heen en het aantal medewerkers werd gereduceerd.
Bereikte resultaten
Deze nieuwe werkwijze leverde tastbare, werkbare componenten op en een livegang van een extern portaal voor 60.000 klanten, na zeven maanden. Van daaruit is er telkens meer functionaliteit toegevoegd voor externe klanten en voor eigen medewerkers. Het aantal medewerkers is gereduceerd en de total cost of ownership voor het applicatielandschap teruggebracht.
Om grip te krijgen op alle initiatieven voor nieuwe IT-projecten is daarnaast voor de gehele organisatie het projectportfolio ingericht. Hierbij werd voor het overgrote deel van de initiatieven vastgesteld, dat de business value onvoldoende was en zijn onnodige kosten voorkomen.
Doorslaggevend in dit project
Indien een project of programma slecht loopt heeft het zin te herijken met frisse nieuwe mensen om weer beweging te krijgen. Duidelijk en tijdig ingrijpen kan goed uitpakken. Samenwerken als team, met de leverancier en de afnemer, is noodzakelijk voor succes. Het groot denken vanuit de techniek met eisen en wensen, is in dit programma omgezet in klein denken in deelprojecten en direct business waarde toevoegen door ontwikkelde software zo snel mogelijk in gebruik te nemen. Next Ready Partners heeft een doorslaggevende rol gespeeld door het voortouw te nemen in de omslag van een technisch software ontwikkel IT-project naar een strategisch, business waarde creërend programma voor de lange termijn.