Klantcase
Teamleden die elkaar aanvullen
Probleem
De klant kampte met een slechte aansluiting van het oude ERP-systeem op de huidige business en met stijgende onderhoudskosten om het ERP-systeem in de lucht te houden. Dit was aanleiding om te migreren van AX2009 naar Dynamics 365 Finance & Operations. Een van de oorzaken van de stijgende onderhoudskosten waren de internationale wijzigingen in wet- en regelgeving. Tevens zorgde de groei van de organisatie, naar een omzet boven de 250 miljoen euro, voor de noodzaak om de warehouse managementprocessen opnieuw in te richten.
Maarten was de projectleider voor dit project. Maarten creëert vertrouwen. Met energie en enthousiasme weet Maarten projectleden te inspireren en goed presterende (project)teams te creëren, die in staat zijn om zelfs een maand voor planning een ERP-systeem live te brengen.
Aanpak
Van een ‘oud’ on-premise ERP-systeem, naar een nieuw ERP-systeem dat beheerd wordt in de cloud is meer dan alleen een technische wijziging. Daarom hebben we gekozen voor een aanpak, waarbij we eerst de kleine administraties op het nieuwe systeem zijn gezet, om de techniek en het systeem goed te beheersen. Een van veranderingen, waar je als organisatie op moet anticiperen, zijn de releases die door de leverancier (in dit geval Microsoft) doorgedrukt worden. Voer je deze niet door, dan wordt het voor je gedaan. Als gevolg hiervan moet de organisatie frequenter testen.
Na een half jaar ervaring op te hebben gedaan, hebben we als team de sprong gemaakt om de grootste administratie, met de meeste interfaces en afhankelijkheden, te migreren naar het nieuwe platform. Als projectmethodiek hebben we gekozen voor een scrum aanpak en een team dat is samengesteld op basis van Belbin profielen. Daardoor kenden de project kernteamleden elkaars sterke en zwakke punten. Door het strak volgen van de gekozen projectmethodiek en een high performance team is het gelukt om een maand eerder dan gepland live gegaan, binnen budget en met de gewenste kwaliteit.
Bereikte resultaten
Een nieuwe ERP-systeem, dat een maand eerder beschikbaar was voor de business, waarbij de toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving sneller en makkelijker te verwerken zijn. Nieuwe, efficiëntere warehouseprocessen, waarbij scanning en computergestuurde picking en packing de standaard zijn. Een ERP-systeem, dat via de nieuwe technologieën gebruik kan maken van mobiele applicaties en nieuwe technieken (machine learning) en zorgt voor een aantal nieuwe functionaliteiten waar klanten op zaten te wachten.
Doorslaggevend in dit project
Elk project heeft tegenslagen, moeilijke fases en last van tijds -en budgetdruk. Een van de valkuilen binnen dit project was dat we het systeem nog mooier en beter wilden maken dan afgesproken. Het project liep nu eenmaal op schema. NRP heeft zich kunnen onderscheiden door het inbrengen van een ervaren projectleider, die in staat is om hoofd- en bijzaken uit elkaar te houden, de planning strak in de gaten hield en gericht bleef op het realiseren van de bedrijfsvoordelen. Een projectleider, die het team motiveerde, enthousiasmeerde en die als katalysator fungeerde door het inbrengen van best practices.