Klantcase
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken
Probleem
Bij een zeer innovatief bedrijf, dat recentelijk was doorgegroeid tot ruim tweeduizend medewerkers wereldwijd, werd een nieuwe manier van werken ingevoerd. Deze manier van werken was gericht op het effectiever en efficiënter samenwerken. Men wilde flexibeler, meer tijd en plaats onafhankelijk en meer resultaatgericht werken. Belangrijk onderdeel van deze verandering was de implementatie van een performance management systeem. Echter, het overgrote merendeel van de medewerkers en leidinggevenden had nog nooit met een performance management systeem gewerkt of functioneringsgesprekken gevoerd.
Juul Mulder heeft dit traject uitgevoerd en begeleid. Ze heeft de benodigde didactische en bedrijfskundige kennis en ervaring. Ze bereikt de gestelde doelen in coproductie, waarbij ze de organisatie een stap verder helpt, in plaats van de verantwoordelijkheid over te nemen. Juul werkt gestructureerd en is in staat te doen wat nodig is. Kenmerkend zijn haar scherpe analyses, hoge betrokkenheid en helderheid naar haar opdrachtgevers toe.
Aanpak
In het project zijn we gestart met het selecteren van een pilotgroep van ca. 15 leidinggevenden en 85 medewerkers vanuit verschillende afdelingen van de organisatie. Met ruim tien procent van deze doelgroep en met de belangrijkste stakeholders in de organisatie zijn gesprekken gevoerd om de opleidingsnoodzaak en -behoefte te bepalen. Op basis daarvan zijn 4 korte modules ontwikkeld en materialen voor on-the-job ondersteuning. Dit alles in nauwe samenwerking met de interne projectleider. Deze modules zijn uitgevoerd gedurende één jaar, de materialen in gebruik genomen en ieder onderdeel is uitgebreid geëvalueerd met alle betrokkenen. Modules, ondersteunende materialen en de applicaties werden aangepast waar nodig.
Daarna is er opgeschaald naar een veel grotere doelgroep. Hiervoor werd een pool van externe trainers en een pool van interne co-trainers opgeleid en begeleid. Opnieuw werd er uitgebreid geëvalueerd en aangepast waar nodig. Tot slot, werd de rest van de organisatie getraind en alle kennis, ervaring en materialen overgedragen aan de HR-functie.
Bereikte resultaten
Goed voorbereide en uitgevoerde functioneringsgesprekken geïmplementeerd, met opvolging. Meer en betere samenwerking, meer resultaatgericht en flexibel werken. Een meer objectieve en consistente beoordeling en beloning door de hele organisatie heen. Medewerkers op verschillende niveaus met nieuwe didactische vaardigheden, die ze ook voor andere situaties en projecten kunnen inzetten.
Doorslaggevend in dit project
In zo’n breed programma, dat alle medewerkers raakt, is het van groot belang om vanaf het begin aan draagvlak te werken en alle feedback serieus te nemen. De meest enthousiaste medewerkers, maar ook de meest kritische medewerkers werden gebruikt voor de verschillende verbeterslagen en als co-trainers. Daarnaast is het essentieel om vanaf het begin de link tussen het performance management systeem en de beloning van medewerkers helder te houden.