Klantcase
Vertrouwen krijgen in een nieuw boekhoudpakket
Probleem
De accountant van een klant binnen de semioverheid deed haar werkzaamheden gegevensgericht en kon in mindere mate steunen op geautomatiseerde processen in het boekhoudsysteem. De werkzaamheden van zowel de accountant als de organisatie kostte hierdoor meer tijd en moeite dan gewenst.
De klant had mede om deze reden behoefte aan een vernieuwd softwarepakket voor financiële processen en boekhouding. De organisatie had gekozen voor een standaard cloud oplossing. Verder bestond het IT-landschap uit verschillende systemen die relevant zijn voor financiële transacties en bedrijfsvoering. Om tot een juiste gegevensverwerking te komen ging dus ook veel aandacht uit naar de koppelingen tussen de verschillende systemen. De klant wilde tijdens deze ontwikkelingen graag weten of het systeem voldeed aan de eisen en wensen en een betrouwbare gegevensverwerking kan waarborgen.
De vraag was om een onafhankelijke oordeel te geven over de inrichting van de bedrijfsprocessen in het ERP systeem, de manier waarop de controle en de IT-beheersmaatregelen waren ingericht, inclusief de koppelingen tussen verschillende systemen. Tevens werd gevraagd om een oordeel over het implementatieproces.
Ferry is specialist op dit gebied. Door zijn uitstekende kennis van verschillende standaarden met betrekking tot financiële processen, het inrichten van beheersmaatregelen en project management wist Ferry de relevante risico’s en aandachtspunten te benoemen en concrete verbeterpunten aan te dragen.
Aanpak
Tijdens de implementatie van een centrale IT oplossing zijn er stakeholders betrokken van verschillende functies en afdelingen. Elk van hen heeft kennis van het eigen vakgebied. Daarnaast heeft elk van hen eigen wensen en prioriteiten. Het ontbreekt in veel gevallen aan een objectieve en risico-bewuste blik. Het blijft het lastig om het geheel te overzien.
Om tot een bruikbaar adviesrapport te komen is gestart met het doorgronden van de processen binnen de organisatie. Onze kennis van de ´best practice raamwerken voor IT-, project- en financiële processen in combinatie met inzicht in het IT landschap is voor ons de basis voor gerichte vragen tijdens interviews.
Het stellen van kritische en directe vragen aan verschillende belanghebbenden binnen de organisatie draagt bij aan twee doelen. Niet alleen wordt een integraal beeld gevormd van de huidige en gewenste implementatie, het zorgt ook voor bewustzijn van risico’s en mitigerende maatregelen en opent de dialoog tussen verschillende functies en afdelingen.
Ferry geeft daarom veel aandacht aan het betrekken van de relevante personen en het initiëren van waardevolle discussies over de implementatie van een systeem. Voordat het rapport wordt uitgebracht, heeft de organisatie aanknopingspunten vanuit verschillende standaarden om volgende stappen te zetten en de implementatie te realiseren.
Bereikte resultaten
De onafhankelijke review heeft ervoor gezorgd dat de klant zich bewust was van de risico’s binnen zowel het project, de financiële bedrijfsprocessen als ook het IT beheer. Nog voordat het systeem naar productie werd gebracht, waren maatregelen getroffen en processen verbeterd op basis van ‘best practice’ standaarden. De klant had dankzij deze aanknopingspunten en getroffen maatregelen meer vertrouwen in een betrouwbare gegevensverwerking. Daarnaast werden de mogelijkheden voor automatisering optimaal benut en is de betrokkenheid en kennis over het nieuwe systeem sterk toegenomen.
Doorslaggevend in dit project
Inhoudelijke kennis over zowel project management, financiële processen als ook IT beheer is een noodzakelijke factor voor een gedegen en integraal oordeel. Echter, naast inhoudelijke expertise is het minstens zo belangrijk de verschillende perspectieven en factoren binnen een organisatie worden begrepen. Het creëren van bewustzijn en het bieden van een leidraad tijdens het onderzoek zorgt ervoor dat de dialoog plaatsvindt tussen verschillende afdelingen, zodat de juiste besluiten worden genomen. Het verschil dat Next Ready Partners maakt, is dat we naast het proces en de inhoud veel aandacht geven aan het team, het werkplezier en ontwikkeling van de verschillende teamleden.