Klantcase
Wanneer een ongestructureerde manier van werken niet meer voldoet
Probleem
De klant stuurde zijn productieafdeling aan via een mix van legacy software, Excel sheets, Access databases, email en gedeelde netwerkschrijven. In de afgelopen 8 jaar zijn er meerdere pogingen ondernomen om delen van dit software landschap te vervangen. Al deze inspanningen waren onsuccesvol. De vraag was om een project te leiden met als doel om één systeem te kiezen en te implementeren, dat de planning- en de registratieprocessen van de productieafdeling ondersteunt. Het doel dat de productieafdeling met dit project voor ogen had, was een gebruikersvriendelijke oplossing voor de werkvloer en een ‘single source of truth’ voor alle betrokkenen, die gebruik maken van de uitkomsten van het productieproces.
Maarten was de projectleider voor dit project. Maarten creëert vertrouwen. Met energie en enthousiasme weet Maarten projectleden te inspireren en met zijn daadkracht kan hij een mislukt project om te buigen in een succesvol project.
Aanpak
Als er meerdere pogingen zijn ondernomen om een project succesvol af te ronden en die zijn niet gelukt, dan faalt een project in dit soort gevallen vaak niet door een gebrekkig systeem of door de implementatiepartner, maar door andere factoren. Denk hierbij aan ineffectief leiderschap, een incompleet overzicht van alle projectbetrokkenen en hun visies, gebrek aan betrokkenheid van de belanghebbenden, verkeerde (financiële) prikkels, veranderende projectdoelen, onduidelijke functionele eisen, gebrek aan richting, onvoldoende planning en/ of het uitstellen van beslissingen.
Bij de start van dit project hebben we daarom relatief lang stilgestaan bij wat we anders moesten doen om deze keer wel een succesvol project te realiseren. We hebben een nieuwe ‘leading coalition’ gevormd. Dit team, bestaande uit een mix van externen, nieuwe medewerkers en afdelingshoofden, heeft in korte tijd een werkende oplossing aan de eindgebruikers laten zien. Hierdoor werd projectmoeheid voorkomen. Daarnaast is er veel inspanning verricht op het aspect van verandermanagement voor, tijdens en na ingebruikname. De gebruikers werden getraind en ondersteund op de werkvloer. De nieuwe managers werden geholpen in hun rol als verandermanager en in het laten zien van goed voorbeeldgedrag. Het hogere management liet zich zien als sponsor van dit project en benadrukte het belang ervan.
Bereikte resultaten
Het productieproces is geüniformeerd en daardoor is de werkwijze voor veel productiemedewerkers ingrijpend gewijzigd. Door dit project hebben alle betrokken afdelingen rondom het productieproces nu real-time inzage in de verwachte en beschikbare productiehoeveelheden door middel van interfaces en rapportages (PowerBI in dit geval). Door het gebruik van scanners (ondersteund via PowerApps) wordt het systeem direct gevoed met real-time data vanaf de productievloer en is administratie op papier, via Excel, email etc. overbodig.
Doorslaggevend in dit project
De klant verwoordde het in de evaluatie als volgt: “De randvoorwaarden van het project waren niet ideaal. Het vergt tactiek en daadkracht om hierin succesvol te opereren. Het verschil dat Next Ready Partners maakt, is dat ze ook zaken oppakken die niet direct met het project te maken hebben, maar wel nodig zijn voor resultaat.”