Grip krijgen op werkplekmigratie in een complexe decentrale organisatie

Klantcase

Grip krijgen op werkplekmigratie in een complexe decentrale organisatie

Probleem

Dura Vermeer stond voor een urgente uitdaging: de vervanging van alle 2750 werkplekken binnen de organisatie, verspreid over 23 divisies en talloze sub-divisies. Ongeveer 35% van de werkplekken bestond nog uit verouderde Citrix thin clients. Tegelijkertijd moest de migratie van Windows 10 naar Windows 11 plaatsvinden vóór 1 oktober 2025, de datum waarop Microsoft de ondersteuning voor Windows 10 beëindigt. Hoewel de noodzaak duidelijk was, bleken eerdere pogingen om dit project te starten onsuccesvol. In een periode van anderhalf jaar hadden drie projectmanagers tevergeefs geprobeerd het project te initiëren. De complexiteit zat hem niet alleen in de techniek, maar vooral in de decentrale aansturing: elke divisie beheert zijn eigen P&L en bepaalt zelfstandig wanneer en waaraan budget wordt besteed.

Ron de Wit heeft dit traject uitgevoerd en begeleid. Hij is een ervaren IT Project- & Programmamanager met een bewezen track record in complexe IT-transformaties en wereldwijde ERP-implementaties.

Hij heeft een scherp oog voor de volledige IT-waardeketen en weet technologie en business naadloos op elkaar af te stemmen. Zijn pragmatische en analytische aanpak helpt organisaties complexe vraagstukken om te zetten in concrete oplossingen.

Aanpak

Ron werd door de CIO gevraagd om het project vlot te trekken. Zijn opdracht: een gedragen en realistische planning realiseren die voor alle divisies werkbaar was — qua tijd en geld.

Ron begon met een uitgebreide inventarisatie en voerde gesprekken met in totaal 53 contactpersonen uit alle hoeken van de organisatie. Elk contactpunt vertegenwoordigde een schakel in de uiteindelijke migratieplanning. Dit vergde niet alleen gedegen analytisch werk, maar ook een groot aanpassingsvermogen. Ron paste zijn communicatiestijl aan op de nuchtere cultuur van een Nederlands bouwbedrijf, die aanzienlijk verschilt van de internationale omgeving waarin hij eerder werkte.

Op basis van deze gesprekken stelde hij een overzichtelijke en breed gedragen roadmap op, die zowel op hoofdlijnen als in detail inzicht bood in de fasering, kosten en afhankelijkheden. Hierbij combineerde hij zijn scherpe oog voor detail met robuuste Excel-modellen en planningstechnieken.

Bereikte resultaten

Binnen drie maanden lag er een realistische planning op tafel, afgestemd met alle stakeholders. Belangrijker nog: iedereen stond erachter. De werkplekvervanging wordt nu tijdig afgerond — ruim vóór de zomer van 2025 — zodat Dura Vermeer geen risico loopt op discontinuïteit door het aflopen van de Windows 10 support.

De nieuwe Windows 11-werkomgeving vormt bovendien een essentiële bouwsteen binnen het bredere Cloud migratie programma van Dura Vermeer. Zonder deze stap was het project wederom vertraagd of zelfs stilvallen. 

Een bijkomend strategisch voordeel: door het tijdig kunnen uitfaseren van oude legacy, zijn desinvesteringen in verouderde technologie niet langer nodig. Zo werd niet alleen toekomstvastheid gecreëerd, maar ook verspilling van middelen voorkomen.

Doorslaggevend in dit project

Succesvolle uitvoering van dit project werd mogelijk gemaakt door een combinatie van scherpe analysevaardigheden, gestructureerde planning, zorgvuldige documentatie en het vermogen om effectief te communiceren binnen een complexe, decentrale organisatie.

Essentieel was ook het creëren van draagvlak op alle niveaus — van IT tot de facilitaire afdeling en divisiedirecties — en het vermogen om bruggen te slaan tussen technische noodzaak en organisatorische realiteit. Heldere communicatie, flexibiliteit en een resultaatgerichte aanpak vormden de sleutel tot het succesvol realiseren van een langdurig vastgelopen initiatief.

Dankzij deze aanpak kon een vastgelopen project alsnog in beweging worden gebracht en werd de basis gelegd voor bredere digitale transformatie binnen Dura Vermeer.

Wanneer een ongestructureerde manier van werken niet meer voldoet

Klantcase

Wanneer een ongestructureerde manier van werken niet meer voldoet

Probleem

De klant stuurde zijn productieafdeling aan via een mix van legacy software, Excel sheets, Access databases, email en gedeelde netwerkschrijven. In de afgelopen 8 jaar zijn er meerdere pogingen ondernomen om delen van dit software landschap te vervangen. Al deze inspanningen waren onsuccesvol. De vraag was om een project te leiden met als doel om één systeem te kiezen en te implementeren, dat de planning- en de registratieprocessen van de productieafdeling ondersteunt. Het doel dat de productieafdeling met dit project voor ogen had, was een gebruikersvriendelijke oplossing voor de werkvloer en een ‘single source of truth’ voor alle betrokkenen, die gebruik maken van de uitkomsten van het productieproces.

Maarten was de projectleider voor dit project. Maarten creëert vertrouwen. Met energie en enthousiasme weet Maarten projectleden te inspireren en met zijn daadkracht kan hij een mislukt project om te buigen in een succesvol project.

Aanpak

Als er meerdere pogingen zijn ondernomen om een project succesvol af te ronden en die zijn niet gelukt, dan faalt een project in dit soort gevallen vaak niet door een gebrekkig systeem of door de implementatiepartner, maar door andere factoren. Denk hierbij aan ineffectief leiderschap, een incompleet overzicht van alle projectbetrokkenen en hun visies, gebrek aan betrokkenheid van de belanghebbenden, verkeerde (financiële) prikkels, veranderende projectdoelen, onduidelijke functionele eisen, gebrek aan richting, onvoldoende planning en/ of het uitstellen van beslissingen.

Bij de start van dit project hebben we daarom relatief lang stilgestaan bij wat we anders moesten doen om deze keer wel een succesvol project te realiseren. We hebben een nieuwe ‘leading coalition’ gevormd. Dit team, bestaande uit een mix van externen, nieuwe medewerkers en afdelingshoofden, heeft in korte tijd een werkende oplossing aan de eindgebruikers laten zien. Hierdoor werd projectmoeheid voorkomen. Daarnaast is er veel inspanning verricht op het aspect van verandermanagement voor, tijdens en na ingebruikname. De gebruikers werden getraind en ondersteund op de werkvloer. De nieuwe managers werden geholpen in hun rol als verandermanager en in het laten zien van goed voorbeeldgedrag. Het hogere management liet zich zien als sponsor van dit project en benadrukte het belang ervan.

Bereikte resultaten

Het productieproces is geüniformeerd en daardoor is de werkwijze voor veel productiemedewerkers ingrijpend gewijzigd. Door dit project hebben alle betrokken afdelingen rondom het productieproces nu real-time inzage in de verwachte en beschikbare productiehoeveelheden door middel van interfaces en rapportages (PowerBI in dit geval). Door het gebruik van scanners (ondersteund via PowerApps) wordt het systeem direct gevoed met real-time data vanaf de productievloer en is administratie op papier, via Excel, email etc. overbodig.

Doorslaggevend in dit project

De klant verwoordde het in de evaluatie als volgt: “De randvoorwaarden van het project waren niet ideaal. Het vergt tactiek en daadkracht om hierin succesvol te opereren. Het verschil dat Next Ready Partners maakt, is dat ze ook zaken oppakken die niet direct met het project te maken hebben, maar wel nodig zijn voor resultaat.”

Samenwerken en kleiner denken

Klantcase

Samenwerken en kleiner denken

Probleem

Een innovatief ICT project, waarbij in een nieuwe dedicated cloud omgeving een generiek zaaksysteem voor de overheid wordt ontwikkeld, dreigt te mislukken. De belofte is niet mis: een generieke businessoplossing om primaire processen te modelleren waarmee zaakgericht werken binnen de overheid gemakkelijk en snel kan worden geïmplementeerd. Agentschap Telecom wil digitaliseren en is een van de eerste klanten. DICTU, de ICT-dienstverlener van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, is de leverancier. Na twee jaar werken is er beperkte voortgang en staan partijen tegenover elkaar. Een doorbraak is noodzakelijk.

Arie Huisman is programma manager van dit traject. Hij straalt rust en vertrouwen uit. Hij werkt hard met de stakeholders om resultaat te bereiken. Hij wil winnaars bij de klant en bij de leverancier. Hiervoor is het noodzakelijk, dat iedereen in de organisatie aanhaakt en de belangen onder ogen ziet. Pas dan kan een projectteam optimaal functioneren en resultaat hebben. Arie is ook in staat een managementteam te coachen in hun rol bij een complex business project.

Aanpak

Next Ready Partner Arie Huisman werd ingehuurd als programmamanager. Samen met de klant en de leverancier werd ervoor gekozen het project opnieuw in te richten, inclusief het vervangen van een aantal teamleden aan beide kanten. Het project werd opgesplitst in een programma portfolio van kleine deelprojecten, met eigen business cases en een overall benefit review plan. In plaats van waterval werken werd gekozen voor de introductie van Lean denken in de fase van proces re-design en een Agile Scrum werkwijze met tweewekelijkse opleveringen en met Prince II componenten in de governance. Het team van de leverancier werd bij de klant op locatie gebracht.

Naast de aandacht voor proces re-design en de technische realisatie kwam er concreet aandacht voor een veranderprogramma om de doelstellingen van een klantgerichte, resultaatgerichte en transparante organisatie handen en voeten te geven. Er werd immers een nieuwe manier van werken geïntroduceerd met impact over de verschillende afdelingen heen en het aantal medewerkers werd gereduceerd.

Bereikte resultaten

Deze nieuwe werkwijze leverde tastbare, werkbare componenten op en een livegang van een extern portaal voor 60.000 klanten, na zeven maanden. Van daaruit is er telkens meer functionaliteit toegevoegd voor externe klanten en voor eigen medewerkers. Het aantal medewerkers is gereduceerd en de total cost of ownership voor het applicatielandschap teruggebracht.

Om grip te krijgen op alle initiatieven voor nieuwe IT-projecten is daarnaast voor de gehele organisatie het projectportfolio ingericht. Hierbij werd voor het overgrote deel van de initiatieven vastgesteld, dat de business value onvoldoende was en zijn onnodige kosten voorkomen.

Doorslaggevend in dit project

Indien een project of programma slecht loopt heeft het zin te herijken met frisse nieuwe mensen om weer beweging te krijgen. Duidelijk en tijdig ingrijpen kan goed uitpakken. Samenwerken als team, met de leverancier en de afnemer, is noodzakelijk voor succes. Het groot denken vanuit de techniek met eisen en wensen, is in dit programma omgezet in klein denken in deelprojecten en direct business waarde toevoegen door ontwikkelde software zo snel mogelijk in gebruik te nemen. Next Ready Partners heeft een doorslaggevende rol gespeeld door het voortouw te nemen in de omslag van een technisch software ontwikkel IT-project naar een strategisch, business waarde creërend programma voor de lange termijn.