Vertrouwen krijgen in een nieuw boekhoudpakket

Klantcase

Vertrouwen krijgen in een nieuw boekhoudpakket

Probleem

De accountant van een klant binnen de semioverheid deed haar werkzaamheden gegevensgericht en kon in mindere mate steunen op geautomatiseerde processen in het boekhoudsysteem. De werkzaamheden van zowel de accountant als de organisatie kostte hierdoor meer tijd en moeite dan gewenst.

De klant had mede om deze reden behoefte aan een vernieuwd softwarepakket voor financiële processen en boekhouding. De organisatie had gekozen voor een standaard cloud oplossing. Verder bestond het IT-landschap uit verschillende systemen die relevant zijn voor financiële transacties en bedrijfsvoering. Om tot een juiste gegevensverwerking te komen ging dus ook veel aandacht uit naar de koppelingen tussen de verschillende systemen. De klant wilde tijdens deze ontwikkelingen graag weten of het systeem voldeed aan de eisen en wensen en een betrouwbare gegevensverwerking kan waarborgen.

De vraag was om een onafhankelijke oordeel te geven over de inrichting van de bedrijfsprocessen in het ERP systeem, de manier waarop de controle en de IT-beheersmaatregelen waren ingericht, inclusief de koppelingen tussen verschillende systemen. Tevens werd gevraagd om een oordeel over het implementatieproces.

Ferry is specialist op dit gebied. Door zijn uitstekende kennis van verschillende standaarden met betrekking tot financiële processen, het inrichten van beheersmaatregelen en project management wist Ferry de relevante risico’s en aandachtspunten te benoemen en concrete verbeterpunten aan te dragen.

Aanpak

Tijdens de implementatie van een centrale IT oplossing zijn er stakeholders betrokken van verschillende functies en afdelingen. Elk van hen heeft kennis van het eigen vakgebied. Daarnaast heeft elk van hen eigen wensen en prioriteiten. Het ontbreekt in veel gevallen aan een objectieve en risico-bewuste blik. Het blijft het lastig om het geheel te overzien.

Om tot een bruikbaar adviesrapport te komen is gestart met het doorgronden van de processen binnen de organisatie. Onze kennis van de ´best practice raamwerken voor IT-, project- en financiële processen in combinatie met inzicht in het IT landschap is voor ons de basis voor gerichte vragen tijdens interviews.

Het stellen van kritische en directe vragen aan verschillende belanghebbenden binnen de organisatie draagt bij aan twee doelen. Niet alleen wordt een integraal beeld gevormd van de huidige en gewenste implementatie, het zorgt ook voor bewustzijn van risico’s en mitigerende maatregelen en opent de dialoog tussen verschillende functies en afdelingen.

Ferry geeft daarom veel aandacht aan het betrekken van de relevante personen en het initiëren van waardevolle discussies over de implementatie van een systeem. Voordat het rapport wordt uitgebracht, heeft de organisatie aanknopingspunten vanuit verschillende standaarden om volgende stappen te zetten en de implementatie te realiseren.

Bereikte resultaten

De onafhankelijke review heeft ervoor gezorgd dat de klant zich bewust was van de risico’s binnen zowel het project, de financiële bedrijfsprocessen als ook het IT beheer. Nog voordat het systeem naar productie werd gebracht, waren maatregelen getroffen en processen verbeterd op basis van ‘best practice’ standaarden. De klant had dankzij deze aanknopingspunten en getroffen maatregelen meer vertrouwen in een betrouwbare gegevensverwerking. Daarnaast werden de mogelijkheden voor automatisering optimaal benut en is de betrokkenheid en kennis over het nieuwe systeem sterk toegenomen.

Doorslaggevend in dit project

Inhoudelijke kennis over zowel project management, financiële processen als ook IT beheer is een noodzakelijke factor voor een gedegen en integraal oordeel. Echter, naast inhoudelijke expertise is het minstens zo belangrijk de verschillende perspectieven en factoren binnen een organisatie worden begrepen. Het creëren van bewustzijn en het bieden van een leidraad tijdens het onderzoek zorgt ervoor dat de dialoog plaatsvindt tussen verschillende afdelingen, zodat de juiste besluiten worden genomen. Het verschil dat Next Ready Partners maakt, is dat we naast het proces en de inhoud veel aandacht geven aan het team, het werkplezier en ontwikkeling van de verschillende teamleden.

Een digitaal platform dat echt wordt gebruikt

Klantcase

Een digitaal platform dat echt wordt gebruikt

Probleem

Veel organisaties kennen het probleem, hoe beweeg je van traditionele, voornamelijk inhoudelijke dienstverlener naar een digitaal opererende dienstverlener, die de mogelijkheden van hedendaagse technologie benut. Het accountantskantoor communiceerde met haar klanten voornamelijk via email. Haar adviezen, Btw-aangiftes en afspraken werden via email verstuurd. Dit zorgde voor zoekgeraakte en minder veilige opslag van documenten. Het vinden en samenvoegen van informatie was handwerk, het trekken van de juiste conclusies en het nemen van juiste beslissingen was daardoor erg lastig. Een digitaal platform was inmiddels in het leven geroepen om documenten op een centrale, beveiligde omgeving te verzamelen. Echter, gezien de prioriteiten en beperkte middelen van de organisatie was er nauwelijks tot geen voortgang in de verdere ontwikkeling en de adoptie van dit platform.  

De vraag was om een project te leiden met als doel het platform verder te ontwikkelen tot een multifunctioneel portaal voor zowel medewerkers als klanten en de adoptie van het platform, zowel intern als ook extern, te verhogen. Het platform diende de standaard te worden waarin communicatie, opslag van documenten en informatievoorziening centraal en veilig, voor medewerkers en klanten, zou kunnen plaatsvindt. 

Ferry van der Ende was de projectleider voor dit project. Ferry zorgde voor betrokkenheid en progressie. Met duidelijkheid en enthousiasme wist Ferry projectleden te betrekken en met zijn daadkracht kon hij de juiste stappen coördineren tot een succesvol project. 

Aanpak

Indien een heldere visie voor het ontwikkelen en toepassen van een digitaal platform ontbreekt en verantwoordelijkheden niet goed zijn belegd, dan kabbelt een project soms voort, zonder een duidelijk resultaat te bereiken. Het projectteam had beperkte ruimte en mogelijkheden en onvoldoende kennis om de juiste stappen te nemen. 

Ferry heeft na een korte inventarisatie periode vastgesteld welke impulsen nodig waren om het project in de juiste richting vooruit te brengen. Ten eerste wisten teamleden niet precies welke verantwoordelijkheid en mandaat ze hadden en ontbraken er een aantal belangrijke competenties om vanuit technisch én business perspectief de juiste besluiten te nemen. Ten tweede ontbrak er een consistent proces voor het nemen van heldere besluiten over prioriteiten van te ontwikkelen functionaliteit. Daarnaast was er geen duidelijke teststrategie en release proces ingericht. Rapportage naar de opdrachtgever over voortgang en resultaten ontbrak. Ten derde was er te weinig zichtbaar commitment van het management waardoor de organisatie het platform beperkt gebruikte en gebruikerservaringen niet werden gedeeld met het projectteam.  

Ferry heeft daarom veel aandacht gegeven aan het inrichten en aanvullen van het projectteam, het toewijzen van verantwoordelijkheden en erkenning geven aan de uitgevoerde acties. Ook is er door middel van digitale hulpmiddelen zoals MS DevOps, een gestructureerd ontwikkelproces georganiseerd. Hierdoor werd duidelijk door wie en wanneer de ontwikkelitems werden bepaald, geverifieerd, ontwikkeld en getest om vervolgens live gebracht te worden. Daarnaast is er veel inspanning verricht op het aspect van adoptie binnen de afdelingen. De gebruikers werden geïnspireerd, getraind en ondersteund op de werkvloer. Een pool van key-users werd getraind in hun rol als ambassadeur en in het laten zien van goed voorbeeldgedrag. Het hogere management liet zich zien als sponsor van dit project en benadrukte het belang ervan. 

Bereikte resultaten

Het ontwikkelproces is gestructureerd en transparant gemaakt en daardoor is de werkwijze van het projectteam effectief geworden. Door toegenomen aandacht voor het project en de input van de verschillende afdelingen heeft het platform zich ontwikkeld tot een multifunctioneel portaal met de nieuwste technologieën voor veilige communicatie voor medewerkers en klanten. Het gebruik van het platform is sterk toegenomen, ervaringen worden gedeeld en feedback wordt opgepakt voor een continue verbetering van het platform. 

Doorslaggevend in dit project

De waardering en erkenning voor de inzet en prestaties van teamleden is essentieel gebleken. Voor personen met verschillende rollen en verantwoordelijkheden is duidelijkheid geboden in prioriteiten en taken. Structuur is aangebracht en resultaten zijn erkend en beloond. Het verschil dat Next Ready Partners maakt, is dat naast het proces en inhoud veel aandacht wordt gegeven aan het team, het werkplezier en ontwikkeling van de verschillende teamleden.